Los precios publicados rara vez son lo que terminas pagando. Estos son los costos que conviene preguntar antes de firmar.
En el mercado chileno hay tres escalones bastante marcados. Los sistemas para alojamientos chicos parten alrededor de los $12.000 a $30.000 mensuales. Los de gama media, con channel manager incluido, se mueven entre $50.000 y $120.000. Y los corporativos, que cobran por habitación, pueden superar el millón al año en un hotel mediano.
La diferencia rara vez está en la cantidad de funciones. Está en cuántos canales conecta, si el motor de reservas cobra comisión, y qué tan solo te dejan durante la puesta en marcha.
Aquí es donde se desarman los presupuestos.
Comisión por reserva del motor directo. Algunos cobran entre 1% y 3% de cada reserva que entra por tu propia página, encima de la suscripción. En volumen, puede superar la mensualidad.
Cobro por habitación en vez de plan fijo. Parece barato con diez habitaciones y deja de serlo con cuarenta.
Implementación e inducción. Puede ser gratis o costar el equivalente a varios meses de suscripción.
Cargo por canal conectado. Algunos cobran por cada portal que sincronizas, así que el precio real depende de cuántos uses.
Pasarela de pago. La comisión de Transbank o de quien proceses es aparte, y conviene saber si el dinero llega a tu cuenta o pasa antes por la del proveedor.
La cuenta corta: compara el costo anual del sistema contra lo que hoy pierdes en comisiones de portales, más lo que cuesta el tiempo de recepción actualizando calendarios, más una sobreventa al año, que es un supuesto conservador si publicas en varios portales sin sincronizar.
Para la mayoría de los alojamientos de entre cinco y treinta unidades, ese cálculo se paga solo con recuperar dos o tres reservas directas al mes. Si tienes menos de cinco unidades y vendes casi todo por un solo canal, es probable que todavía no lo necesites.
¿Puedo exportar mis datos si me voy? Las reservas y los datos de tus huéspedes son tuyos, y un proveedor que no permite sacarlos te está cobrando un costo de salida que no aparece en el contrato.
¿Dónde llega la plata de los huéspedes? Si el pago pasa primero por la cuenta del proveedor y después te la transfiere, estás asumiendo un riesgo que no tiene nada que ver con el software.
El precio de lista dice poco si no sabes contra qué se multiplica. Hay tres modelos y envejecen de manera muy distinta.
Por habitación o unidad al mes. Es el más común en el mercado internacional. Predecible al principio y el que más crece: cada cabaña nueva sube la cuenta para siempre, aunque el sistema no haga nada distinto.
Por propiedad, con un tope de unidades. Se paga por escalón. Conviene mientras estés cómodo dentro de tu tramo y se vuelve caro justo al pasarlo, así que vale la pena mirar dónde queda el siguiente escalón antes de firmar.
Porcentaje sobre las reservas. Se ve inofensivo y es el peor de los tres para quien vende bien: si te va bien, pagas más por el mismo software. Además reintroduce por la puerta de atrás la comisión que estabas tratando de evitar.
La comparación honesta no es contra otro sistema. Es contra la planilla, que es lo que la mayoría tiene.
La planilla es gratis en dinero y cara en tres cosas concretas. La primera es tiempo: cargar tarifas y cerrar fechas en tres paneles distintos son unas cuantas horas al mes, todos los meses.
La segunda es la sobreventa. Una sola al año, con reubicación y la reseña que viene después, se come varios meses de suscripción.
La tercera es la que no se ve: las reservas directas que no ocurrieron porque no había dónde reservar a las once de la noche. Ese número no aparece en ninguna planilla, y en un alojamiento con tráfico propio suele ser el mayor de los tres.
Contra esos tres números, la pregunta deja de ser si el sistema es caro y pasa a ser cuánto te está costando no tenerlo.
Es la parte que más se subestima al comparar precios, y la que decide si el sistema se usa o se abandona a los dos meses.
Cargar tus propiedades, unidades y tarifas es cuestión de horas, no de semanas: es escribir lo que ya sabes.
Conectar canales depende del canal, no del sistema. Airbnb por iCal puede quedar el mismo día. Booking.com y Expedia requieren que ellos habiliten la conexión, y ese plazo no lo controla nadie de este lado.
Lo que de verdad toma tiempo es que el equipo cambie la costumbre. Mientras recepción siga anotando en el cuaderno por si acaso, tienes dos sistemas y ninguno confiable. Conviene fijar una fecha desde la cual el cuaderno se guarda, y sostenerla.